Método e postura
Como conduzimos
o trabalho por dentro.
Nenhum mistério: poucas regras, aplicadas sempre da mesma forma. Elas existem porque cada uma resolveu um problema que apareceu em campo.
Documentar rotina alheia é um trabalho delicado. A pessoa que executa sabe que está sendo observada, imagina que existe uma avaliação escondida ali e, na dúvida, mostra a versão caprichada do próprio trabalho. Metade do método serve para desarmar isso.
Por isso a primeira conversa nunca é com a pessoa sozinha em uma sala fechada. Explicamos na frente da equipe o que vai acontecer, o que será escrito e quem vai ler. Ninguém é avaliado, ninguém é comparado, e o documento não tem nome de culpado.
A rotina que a gente escreve é a que existe hoje — inclusive as gambiarras. Corrigir processo é outro trabalho, e ele só faz sentido depois que o atual está no papel.
Sobre as exceções
Todo procedimento tem um fluxo principal e um punhado de casos estranhos. O erro clássico de documentação interna é misturar os dois: o texto vira uma árvore de "se acontecer isso, faça aquilo" que ninguém consegue seguir lendo. A gente escreve o caminho normal em sequência limpa e joga as exceções para o fim, nomeadas.
Sobre a linguagem
O documento usa as palavras da empresa, não as do consultor. Se a equipe chama a tela de "o sisteminha do faturamento", é assim que aparece no texto, com o nome oficial entre parênteses na primeira vez. Vocabulário importado só cria mais uma camada de tradução.
Sobre o que não entra
Senhas, dados pessoais de clientes e informações que a área não pode compartilhar ficam de fora do procedimento — no lugar delas fica a indicação de onde estão e quem libera. Documento não é cofre.
Regras fixas
- Observar antes de perguntar
- Testar antes de entregar
- Escrever o real, não o ideal
- Uma versão, um responsável
- Nenhuma ferramenta nova
- Escopo fechado antes de começar
Confidencialidade
Tudo o que é acessado durante o trabalho é tratado como informação sigilosa e o material produzido pertence integralmente à empresa contratante.
Se o método fizer sentido, o resto é combinar escopo.
Uma conversa de trinta minutos resolve: qual rotina, qual prazo, qual formato de entrega.