Ponto de partida
Diagnóstico de
processos críticos.
Levantamento das rotinas que param quando uma pessoa específica falta, com ordem de prioridade acordada com a liderança da área.
Para que serve
Quase toda empresa sabe citar de cabeça duas ou três rotinas frágeis. O problema aparece na hora de decidir qual delas documentar primeiro: cada gestor puxa para o próprio lado e a lista nunca fecha.
O diagnóstico existe para resolver essa discussão com critério em vez de intuição. Percorremos a área, conversamos com quem executa e montamos o inventário de rotinas com três informações por linha: quem sabe fazer, o que acontece se essa pessoa sumir por duas semanas e quanto tempo levaria para documentar.
No fim, a liderança recebe uma lista ordenada e assina embaixo. A partir dela dá para começar por uma rotina só ou fechar a biblioteca do setor inteiro.
Critérios de prioridade
Concentração. Quantas pessoas conseguem executar a rotina hoje sem ajuda. Uma é alerta vermelho; duas ainda é risco.
Frequência. Uma tarefa diária que trava para a operação inteira pesa mais do que um relatório trimestral.
Consequência do erro. Rotinas que envolvem dinheiro, prazo legal ou cliente externo sobem na lista.
Rotatividade prevista. Aposentadoria à vista, contrato terminando, promoção combinada — tudo isso antecipa o prazo.
Esforço de documentação. Entre duas rotinas de risco parecido, começa a que cabe em menos dias. Resultado rápido sustenta o resto.
Entregáveis
- Inventário das rotinas da área, uma linha por tarefa
- Mapa de concentração: quem é o único que sabe cada coisa
- Lista ordenada de prioridade, validada com a liderança
- Estimativa de prazo por rotina documentada
- Recomendação de por onde começar, com justificativa
Como funciona
Conversas curtas com quem executa, uma reunião de fechamento com a liderança e o inventário entregue em planilha editável. Nada de questionário eletrônico enviado por e-mail.
Pedir uma conversaA lista virou uma discussão de vinte minutos em vez de três reuniões. Quando ficou escrito que quatro rotinas dependiam da mesma pessoa, ninguém mais quis debater por onde começar.
Camila S.
Coordenadora de operações
O inventário é o passo mais barato do trabalho.
E é o que evita documentar a rotina errada primeiro. Conte qual área te preocupa e a gente indica o recorte.